Come organizzare Eventi Sportivi con TrainUp

 In Tutorial
trainup-creazione-eventi-1100×400

Organizzare un evento sportivo non è una cosa semplice. Che sia una corsa, un allenamento al parco, un raduno di yoga o un’altra attività sportiva sono tante le cose a cui fare attenzione e dedicare tempo.

Alcuni degli aspetti più delicati dell’organizzazione di un evento sportivo, grande o piccolo, sono legati alla gestione delle prenotazioni, alla vendita dei biglietti, ai certificati medici (se necessari) e alla fatturazione.

La piattaforma TrainUp ti aiuta in tutte le fasi, dall’ideazione dell’evento al checkout. In questo articolo vediamo insieme come TrainUp ti semplifica la vita nell’organizzazione del tuo evento sportivo.

Creazione del tuo profilo di organizzatore evento

Se decidi di organizzare il tuo evento sportivo con TrainUp, la prima cosa da fare è registrarti come Trainer o Centro e creare il tuo profilo. Questo permetterà agli utenti di trovarti più facilmente e soprattutto di avere in un unico posto tutte le attività che hai programmato. Per creare il tuo profilo Trainer clicca qui, se vuoi registrarti come Centro clicca qui.

Pubblicazione di una pagina dedicata all’evento su web e in app

Quando pubblichi un Evento sportivo su TrainUp questo diventa immediatamente una pagina web, raggiungibile da qualunque dispositivo connesso a internet (computer, smartphone, tablet). Inoltre l’evento viene pubblicato all’interno della sezione Attività > Eventi della app TrainUp, disponibile sugli store sia per Android sia per iPhone. Dalla pagina dell’evento, sulla app o sul sito trainup.fit, gli utenti potranno direttamente acquistare i biglietti.

Quando pubblichi un Evento sportivo su TrainUp questo diventa immediatamente una pagina web.

Condivisione del link al tuo evento

Ogni attività sportiva pubblicata su TrainUp ha un suo link che può essere condiviso con chi vuoi per invitare gente. Il link è “magico”, nel senso che se chi lo clicca usa un cellulare apre la pagina dell’evento sulla app (per chi non ha la app manda direttamente alla pagina dell’App Store per scaricarla), mentre se chi lo clicca usa un computer apre la pagina dell’evento sul sito.

Prezzi che variano nel tempo

Quando organizzi un evento è importante creare un senso di urgenza negli interessati a partecipare. Una buona strategia è aumentare i prezzi dei biglietti man mano che la data dell’evento sportivo si avvicina. Per esempio, se hai una sola tipologia di biglietto che a prezzo pieno costa € 20, appena pubblichi l’evento puoi mettere quel biglietto a € 15, poi dopo una settimana lo alzi a € 20. Con TrainUp puoi modificare i prezzi di qualsiasi biglietto, per qualsiasi evento, quando vuoi.

Quando organizzi un evento è importante creare un senso di urgenza negli interessati a partecipare.

banner-5

Diverse tipologie di biglietto

Se organizzi un evento sportivo con TrainUp puoi creare diverse tipologie di biglietti. Per esempio puoi fare un biglietto “Standard” che dà accesso alle attività ma per esempio non dà diritto ai gadget (come per esempio la maglietta dell’evento); poi puoi creare anche un biglietto “Gold” che dà diritto a partecipare a tutte le attività e in più dà diritto a tutti i gadget, come la maglietta per esempio.

Codici Referral da dare a chi porta gente

Quando organizzi un evento sportivo, è sempre utile avere una rete di persone (trainer, influencer, …) che porteranno partecipanti al tuo evento. Con TrainUp puoi creare dei codici personali, uno per ogni tuo “PR” che porterà persone al tuo evento. I partecipanti potranno poi inserire il codice al momento dell’acquisto dei biglietti. In questo modo darai ai partecipanti un piccolo sconto (per non rimetterci puoi anche alzare un pochino il prezzo dei biglietti) e saprai esattamente chi ha portato chi. Non male, no?

Con TrainUp puoi creare dei codici personali, uno per ogni tuo “PR” che porterà persone al tuo evento.

Gestione della lista d’attesa

A volte, se sei molto bravo ad organizzarli, gli eventi sportivi fanno sold-out. In questo caso può essere utile avere una lista d’attesa, per dare possibilità agli utenti che non hanno trovato posti disponibili per partecipare all’evento, di inserirsi e attendere che qualcuno annulli la propria prenotazione o che l’organizzatore aumenti i posti disponibili. A questo punto, se un partecipante annulla la propria prenotazione, tutti quelli che sono in lista d’attesa ricevono una notifica e possono iscriversi.

Gestione delle cancellazioni

Con TrainUp puoi gestire in automatico anche le cancellazioni. Ovvero se un partecipante decide di annullare la propria prenotazione può semplicemente andare sulla pagina dell’evento nella app e annullare. Solo chi organizza l’evento può decidere se dare o meno ai partecipanti la possibilità di annullare la prenotazione.

Pagamento diretto in app o sul sito, oppure manuale all’evento

Se organizzi eventi sportivi e anche a te non piace raccogliere soldi a mano appena prima che l’evento cominci, segnando su dei pezzi di carta chi ha pagato e chi no, beh allora TrainUp fa al caso tuo. Con TrainUp puoi abilitare il pagamento diretto tramite app o sito. In questo modo i partecipanti che si iscrivono al tuo evento potranno pagare direttamente dalla app o dal sito utilizzando qualsiasi carta di debito o credito.

Check-in e check-out automatici

Mettiamo che al tuo evento tu distribuisca pettorine o braccialetti o attrezzatura che poi al termine dell’evento devi recuperare. Oppure, più semplicemente, mettiamo che non vuoi far cominciare l’evento fino a che tutti, ma proprio tutti, non sono arrivati. Con TrainUp puoi gestire in automatico i check-in e i check-out dalla app e dal sito. In questo modo:

  • Con il check-in, prima di cominciare sai chi aspettare (perché non è ancora arrivato) e/o a chi hai già consegnato il materiale
  • Con il check-out, quando l’evento è finito, sai chi non ti ha ancora riconsegnato il materiale

Fatturazione automatica

Come direbbero gli inglesi, last but not least (ultimo ma non meno importante) la fatturazione automatica. Con TrainUp puoi attivare la fatturazione automatica per non dover compilare, emettere ed inviare a mano tutte le fatture. TrainUp raccoglie in automatico tutti i dati fiscali di tutti i partecipanti al tuo evento e utilizzando i tuoi dati fiscali e il template della tua fattura, crea e invia tutte le fatture per conto tuo a tutti i partecipanti. Le fatture emesse ed inviate saranno poi sempre disponibili per te attraverso il tuo backoffice, dove le potrai visualizzare, stampare ed esportare in formato PDF o CSV.

Con TrainUp puoi attivare la fatturazione automatica per non dover compilare, emettere ed inviare a mano tutte le fatture.

Bene, ora che sai come TrainUp ti può rendere la vita molto più semplice nell’organizzazione dei tuoi eventi sportivi, non ti resta che organizzarne uno e concentrarti su quello che sai fare meglio, che sicuramente non sono gli sbatti burocratici e amministrativi legati alle prenotazioni, agli incassi e alle fatture.

Per creare il tuo account Trainer clicca qui, se invece vuoi registrarti come Palestra o Centro clicca qui.

banner-5
Recent Posts